วิธีการเลือกระบบการจัดการเงินเดือนที่ดีที่สุด?

CLIENT : Bytecrunch

***คอนเทนต์นี้เป็นส่วนหนึ่งจากงานเขียนที่ส่งมอบให้ลูกค้าแล้ว นำมาลงไว้ในเว็บไซต์นี้เพื่อเป็นตัวอย่างใน Portfolio ของผู้เขียนเท่านั้น ห้ามนำไปดัดแปลง ทำซ้ำหรือใช้ประกอบการใดโดยไม่ได้รับอนุญาตจากทางบริษัท***

---

“แพงไหม….ราคาเท่าไหร่ ถ้าแพงมากเดี๋ยวขอคิดดูก่อน…” นี่อาจเป็นคำพูดที่ติดปากเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กแทบจะทุกรายเวลาต่อรองกับซับพลายเออร์หรือเวนเดอร์เจ้าต่างๆ เพราะสำหรับเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กแล้ว สภาพคล่องทางการเงินคือสิ่งที่สำคัญที่สุดที่ต้องคำนึงถึงและการซื้อสินทรัพย์ต่างๆที่ก่อให้เกิดเป็นต้นทุนทางธุรกิจก็ต้องแน่ใจได้ว่าคุ้มค่าทุกบาททุกสตางค์ “เงินเดือนพนักงาน” เป็นรายจ่ายใหญ่ที่สุดของบริษัท ดังนั้นการทำ ระบบการจัดการเงินเดือนจึงให้ถูกต้องและมีประสิทธิภาพนั้นคือสิ่งที่สำคัญที่สุด จ่ายขาดพนักงานจะมีปัญหา จ่ายเกินบริษัทก็ขาดทุนอีก แต่การจ้างคนให้ทำเอกสารแบบแมนนวลก็มักจะเสี่ยงต่อการเกิดข้อผิดพลาดอยู่ดี ไม่ว่าคุณจะเป็นเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กหรือ Startup ไฟแรงที่กำลังก่อร่างสร้างบริษัทอยู่ หากคุณกำลังมองหา ระบบการจัดการเงินเดือนที่เหมาะกับบริษัทของคุณ ข้อมูลต่อไปนี้จะเป็นประโยชน์ของระบบการจัดการเงินเดือนที่ดีสำหรับการเริ่มต้นของธุรกิจคุณ มาดูกันดีกว่าว่ามีอะไรบ้าง

1. ประเมินความต้องการของบริษัท

ถึงจะเป็นบริษัทเล็ก แต่ธรรมชาติของธุรกิจแต่ละที่และวัฒนธรรมภายในองค์กรก็ไม่เหมือนกัน ดังนั้นความต้องการในการใช้ ระบบการจัดการเงินเดือนย่อมแตกต่างกันไป ฝ่ายบุคคลควรพิจารณาจาก 3 ข้อต่อไปนี้ เพื่อค้นหา โปรแกรมเงินเดือน Payroll ที่สามารถตอบสนองความต้องการในการใช้งานของบริษัทได้อย่างมีประสิทธิภาพที่สุด โดยพิจารณาจาก

• ขนาดของบริษัท จำนวนพนักงาน เวลาและทรัพยากรที่ต้องใช้ในการทำระบบ

• งบประมาณที่สามารถกันไว้สำหรับทำโปรแกรมเงินเดือน

• พิจารณากฎระเบียบ ข้อบังคับต่างๆในการจ่ายเงินเดือนของบริษัท เช่น หากเป็นธุรกิจโฮสเทลที่พนักงานต้องทำงานเป็นกะมากๆ ก็จำเป็นจะต้องหาโปรแกรมที่มีความยืดหยุ่นของฟังก์ชันการใช้งานที่ตอบสนองกับการคำนวนเป็นกะ

1. พิจารณาฟีเจอร์ต่างๆของระบบ PAYROLL

• การยื่นภาษี

ไม่ว่าธุรกิจจะมีขนาดเท่าใดก็ตาม สิ่งหนึ่งที่ซับซ้อนที่สุดในการจ่ายเงินเดือนคือการจัดเอกสารและคำนวนภาษีอย่างถูกต้อง ระเบียบภาษีของรัฐบาลเป็นเรื่องที่ต้องติดตามความเปลี่ยนแปลงเสมอ ธุรกิจขนาดเล็กเองยิ่งจำเป็นจะต้องปฏิบัติตามกฎเหล่านี้เพื่อหลีกเลี่ยงการเอาผิดทางกฎหมาย ระบบการจัดการเงินเดือน ที่มีฟีเจอร์นี้จะช่วยคุณจัดการหักและยื่นภาษีเพื่อช่วยขจัดความซับซ้อนและโอกาสที่จะคำนวณผิดพลาดของมนุษย์

• ระบบการให้บริการตัวเองของพนักงาน (Employee Self-Service Portal)

ระบบพอร์ทัลบริการตนเองของพนักงานช่วยให้พนักงานสามารถจัดการข้อมูลบัญชีเงินเดือนของตนเองได้ วิธีนี้จะช่วยเพิ่มความคล่องตัวในกระบวนการเก็บข้อมูลส่วนตัวโดยที่ฝ่ายบุคคลไม่ต้องเข้าไปจัดการ เช่น ระบบในการขอแบบฟอร์มต่างๆ หรือระบบที่ให้พนักงานได้เลือกแบบประกันสังคมที่เหมาะกับตัวเองเป็นต้น

• ฝากเงินเข้าอัตโนมัติ

ปัจจุบันบริษัทต่างๆก็ทำแบบฟอร์ม สลิปเงินเดือนพนักงานให้เป็นระบบอันโตมัติกันแล้ว แต่ก็ยังมีบางบริษัทที่ยังจ่ายเงินพนักงานเป็นเช็คอยู่ ซึ่งวิธีนี้ทำให้พนักงานต้องหาเวลาไปธนาคารและรอเช็คขึ้นซึ่งเป็นขั้นตอนที่เสียเวลาโดยใช่เหตุ ระบบการโอนจ่ายเงินเดือนอัตโนมัติเป็นอีกฟีเจอร์หนึ่งที่คุณสามารถมองหาใน ระบบการจัดการเงินเดือนที่คุณกำลังจะซื้อ

1. ระบบที่สามารถบูรณาการเข้ากับระบบอื่นๆในบริษัทได้

การเลือกใช้ ระบบการจัดการเงินเดือนที่สามารถบูรณาการเข้ากับโปรแกรมอื่นๆภายในบริษัทได้นั้นจะช่วยให้การทำงานระหว่างฝ่ายบุคคลกับแผนกอื่นๆนั้นลื่นไหลขึ้น ลดระยะเวลาการทำงาน ลดการใช้กระดาษ สะดวกในการดึงข้อมูลรีพอตและอัปเดตแบบเรียลไทม์ระหว่างแผนกอีกด้วย ประโยชน์ของระบบการจัดการเงินเดือนที่ดีสำหรับการเริ่มต้นสำหรับธุรกิจขนาดเล็กอาจเลือกใช้โปรแกรม Payroll ที่สามารถบูรณาการเข้ากับซอร์ฟแวร์บัญชี หรือระบบบัญชีเงินเดือนเพื่อป้องกันการสับสนของข้อมูลที่มาจากแต่ละแผนก นอกจากนี้ยังช่วยพัฒนาคุณภาพของการวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อประกอบการตัดสินใจด้านงบประมาณของฝ่ายบุคคลในอนาคตด้วย

Image credit : pixabay

อ่านคอนเทนต์ทั้งหมดได้จากที่นี่>Bytecrunch